22 de novembro de 2018

Agenda de papel: dez razões para trocá-la pela tecnologia

Cada vez mais integrada aos métodos de ensino, a tecnologia também tem contribuído para a aproximação da comunidade escolar. Assim, muitas instituições de ensino estão buscando na agenda digital um diferencial competitivo de inovação, segurança e praticidade. Afinal de contas, demonstrar a importância que a escola dá ao relacionamento com os pais é fundamental. Diferentemente das agendas físicas, a ferramenta digital oferece notificações online e instantâneas capazes de garantir o sucesso de qualquer comunicação. Sem esquecimentos, sem desculpas de que “o cachorro comeu o bilhete…” Mas, se você ainda está em dúvida sobre o assunto, confira dez motivos para migrar para a agenda digital:

 

  1. Menos gastos com papel e ligações – e mais produtividade

Substituindo a agenda física pela digital, a escola reduz custos com papel e impressão – e ainda ganha agilidade. Afinal, a partir de uma tecnologia inteligente é possível estabelecer uma comunicação muito mais ampla e automatizada. Com isso, os profissionais perdem menos tempo para se comunicar e podem agregar mais valor às informações enviadas. Um bom exemplo está nas práticas diárias da educação infantil. Além de preencher dados sobre alimentação, sono, higiene e atividades, o professor pode incluir fotos e vídeos para os pais. Dessa forma, mesmo à distância, eles acompanham de perto o desenvolvimento e a evolução dos filhos.

 

  1. Maior engajamento de pais e alunos

Tradicionalmente, a agenda de papel era atrelada a uma comunicação mais direcionada aos pais. Já com a ajuda da tecnologia, os profissionais das escolas passaram a dialogar também com os estudantes. Dessa forma, os professores e demais colaboradores podem enviar conteúdo complementar à sala de aula. Por esse canal, os alunos também conseguem ler materiais, assistir a vídeos e acessar podcasts, entre outras funcionalidades.

Em relação aos pais, a principal vantagem da agenda digital é a mensuração e a confirmação de leitura das mensagens enviadas. Afinal, na agenda física não é possível medir o real engajamento de sua comunidade escolar. Sem contar que o envolvimento dos pais contribui de forma significativa para o desenvolvimento dos alunos.

 

  1. Possibilidade de personalização para pais separados

As famílias não seguem mais as mesmas configurações. Assim, muitos estudantes possuem pais separados e vivem sob diferentes tipos de guarda. Então, para que os pais possam acompanhar o desenvolvimento dos filhos, é importante disponibilizar as informações para ambos. Enquanto duas agendas físicas podem gerar trabalho dobrado e grande confusão, a agenda digital torna tudo mais fácil. Afinal, pai e mãe são inseridos da mesma forma no processo educacional do filho.

 

  1. Agendamento de envio de mensagem

Muitas ferramentas possibilitam a realização de agendamento para o envio de mensagens. Assim, é possível programar de uma só vez as comunicações referentes a datas comemorativas, evitando que ocorra algum esquecimento. Basta criar o conteúdo e escolher data e hora para que ele seja enviado.

 

  1. A agenda digital melhora a imagem da instituição

O fato de existir um canal de comunicação efetiva entre escola, pais e alunos melhora a imagem da instituição. Afinal, os responsáveis percebem que a escola tem um cuidado especial ao compartilhar informações. Além disso, mostra que a instituição está atualizada com as novas tecnologias para aprimorar seus processos. Dessa forma, mostra que está à frente das demais escolas por entender a importância de uma boa comunicação.

 

  1. Garantia de um histórico de mensagens

Com a agenda física, muitas vezes os professores precisam escrever várias vezes à mão ou colar bilhetes impressos. Já quando há necessidade de retomar alguma informação, pais e alunos precisam olhar com atenção página por página da agenda. Diferentemente, a agenda digital oferece backup de fácil pesquisa a qualquer momento. Em poucos toques é possível visualizar todo o histórico de envio e recebimento, caso necessário. Fazer buscas por conteúdo, remetente, data ou tipo de mensagem. Sem perdas, sem complicação.

 

  1. Relatórios de uso e conectividade para nortear a gestão

Com a agenda digital, o gestor pode entender com maior clareza em quais cenários a comunicação com os usuários está sendo mais efetiva. As métricas podem ser observadas por segmentos, séries, grupos ou turmas. Assim, é possível saber q quantidade de famílias que estão conectadas, o percentual de usuários e a quantidade de mensagens enviadas por dia. Esses dados são muito importantes para as próximas tomadas de decisões da escola.

 

  1. Segurança da informação

Informações importantes para pais, alunos e escola precisam contar com toda a privacidade possível. Se um aluno perde a agenda física, diversas informações pessoais são colocadas em risco. Já numa agenda digital é mais fácil manter a privacidade e garantir a segurança. A partir de uma plataforma escolar, os gestores de cada instituição definem quem terá acesso a cada canal. Assim, podem controlar da melhor forma possível a comunicação e os dados trocados entre a comunidade escolar.

 

  1. Envio de lembretes

Com as rotinas profissionais intensas, nem sempre é fácil para os pais memorizarem todos os compromissos com a escola. Afinal, quem nunca se esqueceu de um horário de reunião? Com as agendas físicas, muitas vezes são os próprios estudantes que não lembram de avisar os pais sobre os eventos. Com a agenda digital, a escola pode programar notificações para que os pais sejam avisados e lembrados dos compromissos.

 

  1. Evitar a inadimplência

A agenda digital também pode atuar como parceira da gestão escolar. Ou seja, integrada a um sistema de pagamentos, pode servir para enviar boletos ou lembretes sobre as datas de vencimento. Além disso, é possível criar canais de atendimento para que os pais solicitem segunda via de boletos. Esta é uma forma de facilitar a vida de todos e, de quebra, reduzir a inadimplência. Também é uma maneira efetiva de trocar mensagens privadas sobre negociações ou entender melhor os motivos do não pagamento.

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Foto: iStock|dima_sidelnikov

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